Wie richte ich Newsletterversand und E-Mail-Automation technisch ein?

Mit E-Mail-Marketing kann man Kunden gewinnen und mehr Geld verdienen, daher wollen viele Selbständige und Unternehmen diese Möglichkeit nutzen. Copywriter wissen, wie Texte geschrieben werden, die Leser zum Handeln bringen. Doch nicht nur gute Texte sind dafür wichtig – es gehört auch etwas Technik dazu. Schließlich müssen Anmeldemöglichkeit, E-Mail-Listen, Newsletterversand und Automatisierung erstmal eingerichtet werden!

Für alle, die mit E-Mail-Marketing durchstarten wollen, erklärt Irene Theiß – Expertin für Newsletterversand und Pinterest – im nachfolgenden Interview alles, was man über die technische Implementierung wissen muss.

Zuallererst – für welche Unternehmen ist E-Mail- und Newsletter-Marketing geeignet?

„Für die meisten – denn mit E-Mail-Marketing kann man Vertrauen und Nähe zu Lesern aufbauen, Kunden direkt und personalisiert ansprechen und diese an das Unternehmen binden. Es sind verschiedene Einsatzmöglichkeiten denkbar. Ein paar Beispiele: Produktinfos und Angebote, Servicehinweise oder exklusive Informationen (z. B. Blick hinter die Kulissen).
Wenig geeignet ist der Versand von Newslettern für Unternehmen, die nur einmalig an Kunden verkaufen (typisches Beispiel: Brautkleider). Aber ansonsten ist E-Mail-Marketing eine sehr effiziente Marketingmaßnahme!“

Wo ist der Vorteil von E-Mails und Newslettern gegenüber anderen Marketing-Maßnahmen?

„Da wären mehrere:

1. E-Mail-Marketing ist eine preiswerte Marketingstrategie, die mitwächst –
   die Kosten für ein Newsletter-Programm sind nämlich abhängig von der Anzahl der Kontakte oder der Anzahl der versendeten E-Mails.
   Als Richtwert: für 2.000 Kontakte zahlt man zwischen 20 und 35 € monatlich.
   Und viele Anbieter haben für Anfänger ein kostenloses Paket (teilweise mit eingeschränkten Funktionen).

2. Außerdem: Der Zeitaufwand ist überschaubar und gut planbar!
   Denn E-Mails lassen sich sehr gut vorbereiten und zum Wunschtermin verschicken. Und E-Mail-Automation (E-Mail-Serien) macht es möglich, dass Nachrichten für jeden Empfänger individuell verschickt werden. Das ist zum Beispiel eine gute Möglichkeit (und wird gerne eingesetzt), um für neue Leser z.B. eine Willkommens-Serie zu schreiben.

3. Ein anderer Vorteil: Der Erfolg von E-Mail-Marketing (und jeder einzelnen Mail) ist messbar! Und das geht so: Das Newsletter-Programm stellt Informationen und Kennzahlen zur versendeten E-Mail bereit. Wie viele Empfänger haben die E-Mail geöffnet (Opening Rate)? Wie oft wurde geklickt – auf welche Links? Welche Bestellungen oder andere Aktionen wurden aufgrund der E-Mail vorgenommen (Conversion Rate)? Dieses Wissen ist eine wichtige Entscheidungsgrundlage für künftige E-Mails – und gleichzeitig eine kleine Kundenumfrage.

4. Und schließlich: Mit E-Mail-Marketing ist man unabhängig von Algorithmen der sozialen Netzwerke und von anderen äußeren Faktoren.
   Jeder Empfänger erhält seine E-Mail und kann sie öffnen, wie es ihm zeitlich passt. Die Zustellung eines Newsletters ist nicht abhängig davon, wie viel Interaktion der vorausgegangene Newsletter erreicht hat oder wie viele weitere E-Mails verschickt werden!“

Und welche Tools/ Programme kannst du für den Newsletterversand empfehlen?

„Meine Empfehlung ist es, von Anfang an mit einem Newsletter-Programm zu arbeiten – und nicht über den eigenen E-Mail-Account in Blindkopie zu versenden.

Wichtig ist, dass mit dem Programm Anmeldeformulare erstellt werden können und dass es möglich ist, einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag mit dem Anbieter abzuschließen (erforderlich wegen DSGVO).
Ein wichtiges Qualitätsmerkmal ist die Zustellbarkeit, damit E-Mails nicht im Spam landen. Man sollte darauf achten, ob ein Anbieter Zertifizierungen hat, beispielsweise bei der Certified Senders Alliance (CSA).

Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann man den besten Anbieter für die eigenen Bedürfnisse auswählen.

Dabei spiel Folgendes eine Rolle:

• Wie viele Kontakte und wie viele E-Mails pro Monat sind mittelfristig geplant?
• Soll es Schnittstellen mit anderen Programmen geben – wie Onlineshop oder Datenbanken?
• Welcher Funktionsumfang ist für Automation gewünscht? Ich empfehle, dass mindestens eine einfache Automation für den Freebie-Versand möglich ist. Also dass sich jemand anmelden kann und automatisiert das Freebie zugeschickt bekommt, ohne dass man sich dann nochmal darum kümmern muss.
• Gibt es einen Drag-and-Drop-Editor, mit dem man gut zurechtkommt und Layoutwünsche umsetzen kann?
• Wie wichtig ist einem (deutschsprachiger) Support?

Für Anfänger, die noch keine oder nur sehr wenige Kontakte haben, empfehle ich sehr gerne Sendinblue oder (wenn Schnittstellen mit anderen Programmen benötigt werden) CleverReach.“

Wie sollten beim absolute Anfänger starten – was für ein Konzept braucht man und wo startet man beim Newsletterversand mit der Technik?

„Für den Start eines Newsletters reicht es aus, ein Anmeldeformular gut auffindbar auf der Website zu platzieren – im unteren Bereich der Startseite oder auf einer separaten Seite (mit Link im Menü). Eine separate Seite hat den Vorteil, dass man direkt darauf verlinken kann.

Ist das erledigt, ist Ausdauer gefragt. Am besten plant man fest ein, jeden Monat einen Newsletter zu versenden.

Und der sollte an möglichst vielen Stellen beworben werden: an geeigneten Stellen auf der Website (beispielsweise auf der Kontaktseite), im Warenkorb-Bereich des Onlineshops, als PS in der Signatur von Kundensupport-E-Mails…
Auch auf Social Media kann man regelmäßig auf den Newsletter hinweisen, zum Beispiel als Ankündigung, dass am nächsten Tag wieder eine E-Mail verschickt wird.

Ich finde es wichtig, sich am Anfang auf diese beiden Dinge zu konzentrieren: regelmäßig schreiben und den Newsletter regelmäßig bewerben.

Wer sich bewusst für einen Newsletter anmeldet, will ihn gerne bekommen – also Interessenten nicht warten lassen, nur weil man noch keine 50, 100 oder 1.000 E-Mail-Adressen in der Liste hat!“

Hast du einen Tipp, auf was man achten soll, damit Newsletter möglichst nicht im Spam landen?

„Bei Spam denken viele zunächst an typische Spam-Worte, Zeichen oder Formatierungen wie “kostenlos”, “adults” und “€€€”.

Damit Newsletter bei den Empfängern ankommen, sind aber auch technische Faktoren wichtig, und die wären:

• Eine vertrauenswürdige Absender-Adresse nach dem Schema name@meine-website.de, die mit der Domain der Website verknüpft ist. Nicht verwenden sollte man kostenlose E-Mail-Adressen mit Endung wie web.de, gmx.de oder gmail.com – das wirkt nicht professionell und erhöht die Wahrscheinlichkeit, als Spam markiert zu werden.

• Ein professionelles Newsletter-Programm nutzen, das von der Certified Senders Alliance (CSA) zertifiziert ist. So werden E-Mails über Server versendet, die E-Mail-Provider als sicher bewerten.

• Eine “saubere” E-Mail-Liste – idealerweise verwendet man E-Mail-Adressen, die über ein Anmeldeformular mit Double OptIn Verfahren gesammelt wurden. Alternativ können auch E-Mail-Adressen von Personen verwendet werden, die auf anderem Weg ausdrücklich zugestimmt haben, den Newsletter zu empfangen.

Das Newsletter-Programm prüft vor dem Versand die wichtigsten Kriterien. So bekommt man beispielsweise eine Fehlermeldung, wenn ein Abmeldelink oder der Betreff fehlt.

Damit sinkt das Risiko, dass eine E-Mail als Spam bewertet wird, schon ganz erheblich.

Außerdem kann man bei vielen Programmen einen Spam-Test durchführen. Bei diesem Test werden viele Kriterien überprüft und eine Risikoeinschätzung erstellt. Man erhält dann evtl. Verbesserungsvorschläge zu Betreff, Bildgrößen und anderen Faktoren.“

Stichwort Automation & E-Mail-Serien: Was ist der Unterschied zum Newsletterversand, und wie richtet man das technisch ein?

„Bei einem Newsletter bekommen alle ausgewählten Empfänger zum gleichen Zeitpunkt eine E-Mail. Die Inhalte können personalisiert werden, aber der Zeitpunkt ist fixiert.

Bei einer Automation erstellt man vorab eine oder mehrere E-Mails, die den Empfängern zu unterschiedlichen Zeitpunkten zugesendet werden.
Für den Workflow (auch Serie, E-Mail-Sequenz oder Kampagne genannt) legt man zuerst die Ausgangssituation fest. Welches Merkmal muss ein Kontakt erfüllen, um als Empfänger ausgewählt zu werden?
Dann erstellt man einen Zeitplan und definiert die Aktionen, die das Newsletter-Programm ausführen soll.

Ich weiß, das klingt jetzt sehr technisch und abstrakt – aber das automatisierte Versenden eines Freebies oder einer Begrüßungs-E-Mail ist einfacher, als viele Anfänger vermuten.
Hier wird z. B. als Workflow festgelegt, dass neue Kontakte eine Minute nach Klick auf den Link der Anmeldebestätigung eine E-Mail mit der Willkommensnachricht erhalten.
In einem Blogartikel erkläre ich die einzelnen Schritte und gebe eine kurze Anleitung am Beispiel des Programms Sendinblue.“

Was würdest du Unternehmen raten, um mehr Anmeldungen zum Newsletterversand zu bekommen?

„Die wichtige Frage der zukünftigen Leser ist, ´Was habe ich davon?´
Denn normalerweise ist die Motivation, sich für einen Newsletter einzutragen, ziemlich gering. Vor allem wenn noch keine Beziehung zum Absender besteht oder wenn man eine Website aufrufen muss, sind wir sehr zurückhaltend damit, unsere E-Mail-Adresse bereitzustellen.

Deshalb müssen Vorteile angeboten werden (und damit geworben werden).
Es muss nicht immer ein Preisnachlass sein. Newsletter-Leser können auch durch interessante Infos, einer Vorab-Bestellmöglichkeit oder Vorabinformationen zu begrenzten Angeboten belohnt werden.

Eine sehr erfolgversprechende Methode ist es, ein interessantes Freebie anzubieten – ein Willkommensgeschenk für neue Newsletter-Leser.

Mir selbst fällt es deutlich leichter, ein Freebie zu bewerben, als den eigentlichen Newsletter. Denn mit einem Freebie biete ich eine direkte Gegenleistung dafür, dass mir jemand seine E-Mail-Adresse und damit sein Vertrauen schenkt. Und mit einem wirklich guten Freebie ist die Frage `Was habe ich davon?´ schon beantwortet.“

Wo ist der Vorteil, wenn jemand die Umsetzung an dich abgibt? Was bekommt man bei dir?

„Ich unterstütze meine Kunden dabei, mit einem Newsletter zu starten oder ihr E-Mail-Marketing weiterzuentwickeln. Man kann sich auf die Erstellung der Inhalte und das Bewerben des eigenen Angebots konzentrieren, ohne durch technische Hürden ausgebremst zu werden.

Für Einsteiger biete ich das Newsletter Starterpaket an und bereite eine Newsletter-Vorlage und ein Anmeldeformular für die Website vor.
Kunden können so nach einer Einführung ins Programm direkt mit der Erstellung ihres ersten Newsletters loslegen.

Und Fortgeschrittene unterstütze ich bei der Weiterentwicklung ihrer Newsletter-Strategie und bei E-Mail-Automationen. Wir erstellen eine langfristige Strategie, mit der Kunden neue Kontakte gewinnen und Leser zielgerichtet ansprechen werden.“

Vielen Dank Irene!

Irene Theiß ist selbstständige Marketingberaterin mit Schwerpunkt Newsletter und Pinterest und lebt in Stuttgart. Auf Ihrer Website teilt sie Tipps für die kleinen Stellschrauben, die einen Newsletter erfolgreicher machen, zum Beispiel mit einer kostenlosen Checkliste für den Newsletter-Versand.
Sie leistet Kunden technische Starthilfe, damit sie ihr Online-Marketing zielgerichtet umsetzen können, anstatt sich langwierig einzuarbeiten.